門店費用報銷問題頻出

納薇服飾是一家集設計、開發、服務、零售為一體的女裝品牌。1999年，納薇服飾的第一家店鋪在上海虹橋友誼商城開業。從創業初期僅有五名管理人員和一個八臺平車的微型車間快速發展，如今納薇服飾在全國各地主要城市設立了兩百多個專柜及專賣店，擁有一千多名員工。企業的快速擴張為費用管理帶來了嚴竣的挑戰。據納薇服飾財務總監歐陽鋒介紹：“從總部到各城市的門店，費用報銷的培訓，及處理問題時的有效溝通是一個比較困難的事情。”

納薇服飾門店分布

歐陽鋒提到的“困難”，源于納薇服飾的門店費用組成比較復雜，使得其原有系統在報銷科目、報銷事項方面設置的選項繁多。在員工提交費用報銷流程時，需要在所有報銷條目中，準確甄選出符合自己報銷事項的條目，這對于沒有接受過系統培訓的員工來說，是一個很大的挑戰。最常出現的結果就是員工不清楚選擇哪個科目，索性就選擇了“其他”。

這對于處于報銷流程審批節點的區域或者部門經理來說，很難將費用與預算進行匹配。如果根據費用提交的細則審批通過，對于主管部門來講難以核對費用標準，成本控制困難。另一方面對后面的財務審核、做賬又會帶來成本歸類、核算的難題。如果不審批通過，又會導致門店費用報銷效率低下，員工滿意度低。

納薇服飾這種兩難的境況隨著企業不斷擴張而日益嚴峻。“移動報銷、費用標準控制、易于上手、強大的費用統計報表”，是納薇服飾在快速發展中對費用控制提出的四大迫切訴求。

正是在這樣的背景下，當納薇服飾財務總監歐陽鋒看到上海云簡軟件科技有限公司(以下簡稱：Cloudpense)同樣“優雅”的功能演示時，幾乎有些相見恨晚，并且很快就得出了一個結論：這家公司能解決納薇服飾當前在費控方面的所有問題。

三個管道解決四大需求

結合納薇服飾在費用控制方面的四個迫切需求，Cloudpense提供了三個解決問題的管道，覆蓋了包括銷售費用、電商、物業等八項銷售費用管理;日常費用、IT、財務等七項總部費用管理;以及設計開發、視覺費用、大貨付款三項研發設計費用管理。

規范化：結合納薇報銷和采購付款業務眾多，通過建立場景化的報銷和付款申請流程，規范員工費用提報流程。

移動&集成：將企業微信作為納薇服飾唯一的企業移動門戶入口，通過無縫應用集成，規范了員工報銷流程和入口，有效降低溝通成本。

效率：規范全國各地的門店費用管理，及時填報、智能審批，提升流程效率，保證付款、賬務處理的及時準確。

對于歐陽鋒來說，場景化報銷是一個讓他眼前一亮的功能。這個功能通過平臺設置，只展示與員工崗位相匹配的報銷科目，規避了員工錯選和不知道如何選的難題。方便、規范員工費用提報流程的同時，從源頭提高了成本核算的準確性。

通過與企業微信的無縫集成，納薇服飾管理層可以非常方便地進行移動審批。通過掃描發票二維碼，就可以完成發票驗真及全票面信息導入，后期還可以接入發票認證等增值功能;基于導入的第三方消費記錄和發票信息進行費用填報，操作簡單，同時也方便員工隨時隨地跟蹤費用申請執行情況。

通過應用Cloudpense旗下“簡約費控”產品，納薇服飾費用報銷實現了從報銷提交、部門領導審核、總部財務審核、總部出納付款，以及接入公司ERP系統進行賬務處理的完整閉環。

納薇服飾財務總監歐陽鋒評價道 ：“簡約費控為不同部門費用管控添加了業務邏輯，做到了業財一體，不僅增強了費用報銷的合規性，同時大大提高了員工填單，經理審批的效率，也為企業進行費用分析和有效管控提供了數據基礎，真正做到了化繁為簡，降本增效。”

納薇費用報銷流程概覽

“優雅”成就的專業、效率

Cloudpense的創始人兼CEO俞洋曾在多個場合提到，簡約費控的核心價值就是以其“優雅”特質，為客戶提供“化繁為簡”的費用管理途徑。

高可配置性是簡約費控“優雅”的核心指標之一。在這個前提下，納薇服飾只用了不到兩個月的時間，就完成了銷售費用管理、總部費用管理和研發設計費用三大業務板塊的費用管理平臺部署。同時，基于其簡單易操作的特點，員工無需做大量的培訓就可以上手，保證了應用效果的快速實現。

“簡約費控給納薇服飾帶來的‘專業’和‘效率’的價值是不容忽視的。”歐陽鋒欣慰地說。

又是陽光明媚的一天，納薇服飾員工小A端著一杯咖啡，活力滿滿的步行去公司。沿途風景秀麗，喝著咖啡欣賞著風景的小A，突然想起昨天的飯局。于是，小A拿出手機，小酌一口咖啡的時間，就完成了餐費及打車的報銷。而正是通過Cloudpense實現的這份優雅從容，也使得納薇的員工更加能夠領會企業 “早安·生活”的精髓。